SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Pengetahuan tentang manajemen dan organisasi adalah merupakan hal yang penting bagi seseorang yang ingin terjun ke dalam dunia manajemen proyek. Pada halaman ini akan diberikan gambaran secara global mengenai manajemen dan organisasi, utamanya hal-hal yang berkaitan dengan manajemen proyek.

manajemen dan organisasi

Manajemen

Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Terjemahan bebasnya kira-kira begini: seseorang yang ingin mencapai tujuan tertentu, namun untuk mencapai tujuan tersebut dia menggunakan “tangan orang lain. Dalam kaitannya dengan organisasi, bisa berarti bahwa para manajer dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara pengaturan orang lain (misalkan staf atau karyawan) untuk melakukan berbagai pekerjaan sesuai dengan tujuan organisasi, tanpa harus melakukan dengan “tangan” sendiri. Manajemen lebih bersifat arsitektur atau konseptual (perencanaan-perencanaan strategis), bukan teknikal maupun operasional

Manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (m otivasi, kepemimpinan, integritas dan pengelolaan konflik) dan pengawasan. Personal yang melaksanakan manajemen di dalam suatu organisasi diberi jabatan manajer (orangnya). Jadi, seorang manajer layaknya seperti pelatih di dalam pertandingan sepakbola.

  • Dia yang merancang strategi (fungsi perencanaan).
  • Dia yang menetapkan penyerang, lini tengah, penjaga gawang dan lain-lain (fungsi organisasi).
  • Dia pula yang menentukan pergantian pemain pada saat pertandingan (fungsi personalia). Dia mem beri arahan, semangat, motivasi untuk bekerja sama dalam satu tim (fungsi pengarahan).
  • Dia juga yang melakukan pengawasan agar para pemain tersebut bermain sesuai dengan arahan yang ditetapkan (fungsi pengawasan).

Itulah sekilas gambaran tentang manajemen secara keseluruhan, yaitu menyangkut fungsi perencanaan, organisasi, personalia, pengarahan dan pengawasan. Namun, pada dasarnya tidak ada definisi yang secara konsisten diterima oleh semua orang. Hal ini disebabkan oleh pengertian manajemen yang sangat luas, dan juga bisa dilihat dalam berbagai perspektif.

Berikut ini salah satu definisi manajemen yang dikemukakan oleh Stoner: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.

Sekarang kita coba amati dua definisi yang sudah kita bahas bersama. Yang pertama menggunakan kata “seni”, sedangkan yang kedua (menurut Stoner) menggunakan kata “proses”. Seni berarti lebih ke arah kemampuan dan keterampilan pribadi, sedangkan proses adalah suatu cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.

Bila kita keluar dari definisi tersebut, maka sebenarnya kedua hal tersebut merupakan hal yang sinergi. Sebagai ilustrasi, seorang manajer harus melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Namun, untuk melalui semua proses tersebut agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan, seorang manajer harus mempunyai kemampuan kepemimpinan, komunikasi, mempengaruhi orang lain dan kemampuan pribadi lainnya yang menunjang semua proses manajemen.

Organisasi

Menurut Edgar Huse, organisasi bisa dilihat dari 3 perspektif, yaitu:

1. Perspektif I

Intinya adalah melihat organisasi atau manajemen dari perspektif rancangan yang berstruktur. Aliran-aliran perspektif ini terfokus pada isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan, siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, serta gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.

2. Perspektif II

Perspektif ini sering disebut aliran pekerjaan (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun ciri-ciri dari riset operasional ini antara lain:

  • Melakukan formulasi persoalan.
  • Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu sistem yang sedang dipelajari.
  • Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut.
  • Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut.
  • Menetapkan kontrol atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil
  • Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasi.

3. Perspektif III

Perspektif ini dinamakan perspektif kemanusiaan (the human perspective). Cara pandang ini lebih menekankan kepada unsur manusia, karena dalam setiap kerja kelompok, unsur manusia lebih memegang peranan dibandingkan dengan struktur dan hirarki yang terdapat pada setiap jajaran organisasi.

Ada tiga komponen yang cukup menonjol dalam perspektif kemanusiaan ini, yaitu:

  • Aliran Hubungan Kemanusiaan.
  • Aliran Pengembangan Organisasi.
  • Aliran Pemikiran Multidimensional.